Outlook2003教程，新手如何快速上手？

Outlook 2003 综合教程

本教程将分为以下几个部分：

1. 初识 Outlook 2003 - 界面概览与基本设置
2. 邮件管理 - 收、发、写、管邮件
3. 日历管理 - 安排约会和会议
4. 联系人管理 - 维护您的通讯录
5. 任务管理 - 创建和跟踪待办事项
6. 常用技巧与快捷键

第一部分：初识 Outlook 2003

界面概览

启动 Outlook 2003 后,您会看到一个由几个主要部分组成的窗口：

• 导航窗格：位于左侧，是 Outlook 的核心，它包含“邮件”、“日历”、“联系人”、“任务”、“便笺”等视图的快捷方式,点击它们可以快速切换到相应的功能模块。
• 邮件窗格：中间区域，默认显示邮件列表，您可以在这里查看所有邮件的标题、发件人和时间。
• 阅读窗格：位于邮件窗格的右侧（或下方，取决于设置），用于预览邮件内容,而无需双击打开。
• 功能菜单栏：顶部的“文件”、“编辑”、“视图”等传统菜单,包含所有高级命令。
• 工具栏：菜单栏下方，提供了最常用功能的按钮，如“新建”、“答复”、“转发”等。

首次设置与配置

如果您是第一次使用 Outlook,它会引导您设置邮件账户。

1. 启动 Outlook：打开程序后，如果未自动启动“电子邮件账户向导”，请点击顶部菜单栏的 工具 -> 电子邮件账户...。
2. 选择账户类型：在向导中，选择“添加新电子邮件账户”，然后点击“下一步”。
3. 服务器类型：选择您的邮件服务器类型，最常见的是 POP3（邮件下载到本地）和 IMAP（邮件保留在服务器上），如果您不确定,请咨询您的邮件服务提供商。
4. 填写信息：
   • 用户信息：您的姓名、电子邮件地址。
   • 服务器信息：接收邮件服务器（如 pop.163.com）和发送邮件服务器（如 smtp.163.com）,这些信息必须从您的邮件服务商处获取。
   • 登录信息：您的账户名（通常是您的完整邮箱地址）和密码。
5. 完成设置：点击“其他设置”可以配置服务器端口、SSL加密等高级选项（通常服务商会有说明），确认无误后，点击“下一步”完成设置。

第二部分：邮件管理

撰写和发送新邮件

1. 点击工具栏上的 “新建” 按钮。
2. 在弹出的新邮件窗口中：
   • 收件人：输入收件人的完整邮箱地址，可以输入多个，用分号 隔开。
   • 抄送：抄送给其他人,他们收到邮件时会知道您同时发给了谁。
   • 主题：简要概括邮件内容。
   • 编写邮件内容。
3. 点击工具栏上的 “发送” 按钮。

接收和阅读邮件

1. 接收邮件：点击工具栏上的 “发送/接收” 按钮，Outlook 会连接到邮件服务器,下载所有新邮件。
2. 阅读邮件：
   • 在邮件列表中，点击一封邮件,右侧的阅读窗格会显示其内容。
   • 双击邮件列表中的邮件,可以在一个独立窗口中完整打开。

回复和转发邮件

• 回复：打开一封邮件后，点击工具栏上的 “答复” 按钮，Outlook 会自动填写收件人（原发件人）和主题（前加“Re:”）,您只需在正文下方输入回复内容即可。
• 转发：点击工具栏上的 “转发” 按钮，邮件内容会被引用，您可以添加新的收件人,将其发送给其他人。

管理邮件（文件夹规则）

邮件多了之后，整理非常重要，Outlook 2003 的“规则”功能是自动整理邮件的利器。

1. 点击顶部菜单栏的 工具 -> 规则和通知...。
2. 在“规则和通知”对话框中，点击“新建规则...”。
3. 设置规则条件：
   • 要自动将来自老板的邮件移到“重要邮件”文件夹，可以选择“将来自指定人员的邮件移到指定文件夹”。
   • 点击“指定人员”,输入老板的邮箱地址。
   • 点击“指定文件夹”，选择或创建一个“重要邮件”文件夹。
4. 设置规则操作：默认就是“移动到指定文件夹”。
5. 为规则命名（如“老板邮件”），然后点击“完成”和“确定”。
6. 之后，只要新邮件满足条件,就会自动执行您设定的操作。

第三部分：日历管理

创建约会

• 在导航窗格中点击 “日历”。
• 点击工具栏上的 “新建” 按钮。
• 在“约会”窗口中：
  • 主题：给约会起个名字。
  • 地点：填写约会地点。
  • 开始时间 / 结束时间：选择日期和时间。
  • 添加备注。
  • 可以设置 “提醒” 时间，Outlook 会在指定时间前弹出提醒。
• 点击 “保存并关闭”。

安排会议

会议与约会的区别在于,会议需要邀请其他人。

1. 在日历视图中，点击工具栏上的 “新建会议请求”。
2. 填写会议信息（主题、地点、时间等）。
3. 在 “收件人” 字段中,输入要邀请的参会者邮箱地址。
4. 可选：点击 “计划” 按钮，可以查看所有参会者的空闲时间，以便选择最佳开会时间，下方，点击 “发送” 按钮，Outlook 会将会议邀请作为一封特殊的邮件发送给收件人。
5. 收件人接受或拒绝后，您会收到通知,并可以查看他们的回复状态。

第四部分：联系人管理

添加新联系人

1. 在导航窗格中点击 “联系人”。
2. 点击工具栏上的 “新建” 按钮。
3. 在联系人卡片中，填写姓名、公司、职务、电话、邮箱、地址等信息。
4. 点击 “保存并关闭”。

使用联系人

• 发邮件：双击联系人卡片，点击工具栏上的 “致该联系人的新邮件”。
• 查找联系人：在联系人列表上方的“查找”框中输入姓名或公司名，Outlook 会即时筛选显示结果。
• 创建联系人组（邮件列表）：如果您经常需要给一群人发邮件，创建联系人组非常方便。
  1. 在联系人文件夹中，点击 文件 -> 新建 -> 通讯组列表。
  2. 给列表命名（如“项目组”）。
  3. 点击“选择成员”，从您的联系人列表中添加成员,也可以直接输入新成员的邮箱地址。
  4. 点击“保存并关闭”，之后您就可以直接在“收件人”栏输入这个组的名称来群发邮件了。

第五部分：任务管理

任务功能可以帮助您跟踪需要完成的工作。

创建任务

1. 在导航窗格中点击 “任务”。
2. 点击工具栏上的 “新建” 按钮。
3. 在任务窗口中：
   • 主题：任务名称。
   • 截止日期/开始日期：设置任务的时间要求。
   • 状态：标记任务为“未开始”、“进行中”或“已完成”。
   • 优先级：设置“高”、“普通”或“低”。
4. 点击 “保存并关闭”。

将邮件转换为任务

这是一个非常实用的技巧,当您收到一封需要后续处理的邮件时：

1. 将该邮件拖动到导航窗格的 “任务” 图标上。
2. Outlook 会自动创建一个新任务，主题为原邮件主题，内容包含原邮件全文，并自动填入发件人信息,您只需设置截止日期即可。

第六部分：常用技巧与快捷键

实用技巧

• 自定义工具栏：右键点击任意工具栏，选择“自定义”，可以添加或删除按钮,让常用功能触手可及。
• 搜索邮件：在邮件列表上方的“查找”框中输入关键词，Outlook 会在当前文件夹中快速搜索，Outlook 2003 的搜索功能相对简单,不如现代版本强大。
• 打印：选中邮件或日历项目后，点击 文件 -> 打印...，可以在打印前选择打印样式（如仅打印邮件正文）。
• 签名：在 工具 -> 选项 -> 邮件格式 标签页中，可以创建您的电子邮件签名，并设置为默认签名,每次发邮件时自动添加。

常用快捷键

掌握快捷键能极大提升效率。

重要提示：Outlook 2003

• 安全性：Outlook 2003 非常老旧，已不再接收微软的安全更新。强烈不建议在连接互联网的电脑上使用它,因为它极易受到病毒和恶意软件的攻击。
• 兼容性：在处理现代邮件（如使用 HTML5、CSS3 格式的邮件）或超大附件时,可能会出现显示异常或发送失败的问题。
• 升级建议：如果您仍在使用 Outlook 2003，最安全的做法是升级到至少 Outlook 2010 或更高版本，最好是订阅 Microsoft 365,以获得持续的安全更新和最佳体验。

希望这份教程能帮助您顺利使用 Outlook 2003！