Outlook 2025 完整教程

第一部分：初识 Outlook 2025

启动与界面概览

启动 Outlook 2025 后，你会看到一个全新的、功能丰富的界面，主要分为以下几个区域：

  • 功能区: 位于窗口顶部，是 Outlook 命令的集中地，它被组织成多个选项卡（如“开始”、“发送/接收”、“文件夹”等），每个选项卡下又有不同的命令组。
  • 导航窗格: 位于左侧，用于快速切换不同的 Outlook 项目，如邮件、日历、联系人、任务、便签等。
  • 阅读窗格: 位于邮件列表的右侧，用于预览邮件内容，无需双击打开即可阅读。
  • 邮件列表: 中间区域，显示当前文件夹中的所有邮件。
  • 状态栏: 位于窗口最底部，显示状态信息，并可以快速切换视图、调整缩放比例。

账户设置

首次使用 Outlook 时，你需要添加你的电子邮件账户。

  1. 启动 Outlook 2025，如果尚未配置账户，系统会自动弹出“添加新账户”向导。
  2. 选择 “电子邮件账户”，然后点击 “下一步”。
  3. 输入你的姓名、电子邮件地址和密码。
  4. Outlook 会自动尝试配置账户（Exchange、IMAP 或 POP3），如果成功，直接点击 “完成” 即可。
  5. 如果自动配置失败,你需要手动选择账户类型（通常选择 IMAP 或 POP3），并从你的邮件服务提供商（如腾讯企业邮、网易邮箱、Gmail 等）获取服务器信息（接收邮件服务器、发送邮件服务器）和端口号进行手动设置。

第二部分：邮件管理

撰写和发送新邮件

这是 Outlook 最核心的功能。

  1. 在功能区点击 “开始” 选项卡，然后点击 “新建电子邮件”。
  2. 会弹出一个新邮件窗口。
  3. 填写邮件信息：
    • 收件人: 输入收件人的电子邮件地址，可以输入多个，用分号 隔开。
    • 抄送: 输入需要收到邮件副本的地址，所有收件人都能看到抄送列表。
    • 密送: 输入需要秘密接收副本的地址，其他收件人看不到密送列表，要添加密送框，点击“选项”选项卡，然后点击“显示字段” -> “密送”。
    • 主题: 简要概括邮件内容。
    • 在下方撰写邮件内容。
  4. 添加附件: 点击邮件窗口中的 “附加文件” 图标，或直接从电脑上拖拽文件到邮件窗口。
  5. 发送: 点击 “发送” 按钮。

接收和阅读邮件

  • 接收邮件: Outlook 会自动定时接收新邮件，你也可以手动点击 “发送/接收” 选项卡下的 “发送/接收所有文件夹” 来立即获取新邮件。
  • 阅读邮件:
    • 在邮件列表中单击一封邮件,它会在右侧的阅读窗格中显示。
    • 双击邮件,可以在一个新窗口中打开并完整阅读。
  • 邮件标记: 右键单击邮件，选择 “后续标记”，可以为邮件设置提醒、标记为“已读”或“未读”等。

回复、转发和删除邮件

  • 回复: 选中一封邮件，点击 “回复”，这会将邮件发送给原始发件人。
  • 全部回复: 点击 “全部回复”，这会将邮件发送给原始发件人以及所有“抄送”对象。
  • 转发: 选中一封邮件，点击 “转发”，这会将邮件内容作为新邮件的正文，你可以添加新的收件人后发送。
  • 删除: 选中邮件，按 Delete 键或点击 “删除” 按钮，被删除的邮件会进入 “已删除邮件” 文件夹，你可以清空此文件夹来永久删除。

管理邮件：文件夹规则

当邮件越来越多时,使用“规则”来自动管理邮件至关重要。

  1. 在 “开始” 选项卡中，点击 “规则” -> “管理规则和通知...”。
  2. 在弹出的窗口中,点击 “新建规则...”。
  3. 选择一个模板,“将发件人或收件人邮件移至指定文件夹”。
  4. 点击 “下一步”，设置条件，发件人位置” -> “位于通讯录”。
  5. 点击 “下一步”，设置操作，移动到指定文件夹”。
  6. 点击 “下一步”，可以添加例外（可选），然后点击 “下一步”。
  7. 为规则命名,并确保 “启用此规则” 被勾选，最后点击 “完成”。

示例： 创建一个规则，将所有来自老板的邮件自动移动到名为“重要邮件”的文件夹中。

第三部分：日历管理

创建约会和会议

  • 约会: 私人的日程安排，不涉及邀请他人。
    • 在导航窗格点击 “日历”。
    • 在 “开始” 选项卡中点击 “新建约会”。
    • 、地点、开始/结束时间，并设置提醒。
    • 点击 “保存并关闭”。
  • 会议: 需要邀请其他人参加的正式安排。
    • 在日历视图中,点击 “新建会议”。
    • 填写会议信息,并在 “收件人” 字段中添加与会者。
    • Outlook 会自动向与会者发送会议请求，他们可以接受、 tentative (暂定) 或拒绝。
    • 点击 “发送”。

查看和管理日程

  • 切换视图: 在 “开始” 选项卡的 “日历” 组中，可以切换到 “天”、“工作周”、“周” 或 “月” 视图。
  • 导航: 使用日历左侧的小日历可以快速跳转到任意日期。
  • 响应会议请求: 当你收到会议邀请邮件时，直接在邮件中点击 “接受”、“暂定” 或 “拒绝”，你的日历会自动更新。

第四部分：联系人管理

添加新联系人

  1. 在导航窗格点击 “联系人”。
  2. 在 “开始” 选项卡中点击 “新建联系人”。
  3. 填写联系人的姓名、公司、电话、电子邮件、地址等信息。
  4. 点击 “保存并关闭”。

管理联系人组（列表）

联系人组（旧称“通讯组列表”）可以一次性向一组人发送邮件。

  1. 在 “开始” 选项卡中点击 “新建联系人组”。
  2. 为组命名,项目组”。
  3. 点击 “成员”，从你的联系人列表中添加成员，或者直接输入新成员的邮箱地址。
  4. 添加完毕后,点击 “保存并关闭”。
  5. 以后发送邮件时,只需在“收件人”中输入联系人组的名称即可。

第五部分：任务管理

创建新任务

  1. 在导航窗格点击 “任务”。
  2. 在 “开始” 选项卡中点击 “新建任务”。
  3. 填写任务主题、开始日期、截止日期和优先级。
  4. 你可以设置提醒,并在正文中添加详细说明。
  5. 点击 “任务” 选项卡，可以将任务标记为定期任务（例如每周重复）。
  6. 点击 “保存并关闭”。

跟踪任务

  • 在任务列表中,任务会显示为“未完成”或“已完成”。
  • 你可以将任务分配给他人（需要 Exchange 服务器支持），或直接将邮件拖拽到任务文件夹来快速创建任务。

第六部分：实用技巧与提示

  1. 快速步骤: 这是 Outlook 2025 的一个强大功能，可以将一系列操作（如“将邮件移至文件夹并标记为已读”）组合成一个按钮，一键完成。

    • 在 “开始” 选项卡中找到 “快速步骤” 组，点击下拉箭头选择 “创建快速步骤”。

  2. 搜索功能: Outlook 的搜索栏非常智能，只需在顶部搜索框中输入关键词，它就能快速搜索当前文件夹下的邮件、联系人、任务等，你可以使用 Ctrl+E 快捷键快速聚焦到搜索框。

  3. 拖放操作:

    • 将一封邮件拖拽到日历上，可以快速创建一个约会，邮件内容会自动包含在约会正文中。
    • 将一封邮件拖拽到联系人上，可以为该联系人添加一条备注。

  4. 键盘快捷键: 提高效率的利器。

    • Ctrl + N: 新建邮件/约会/任务等。
    • Ctrl + R: 回复邮件。
    • Ctrl + Shift + R: 全部回复。
    • Ctrl + F: 转发邮件。
    • Ctrl + Q: 标记为已读。
    • Alt + H: 快速访问“开始”选项卡。

  5. 自定义功能区: 如果你不习惯默认的功能区布局，可以右键点击功能区，选择 “自定义功能区...” 来添加、删除或重排命令。

第七部分：常见问题

  • 问题：Outlook 非常慢，响应迟钝。

    • 解决方案： 定期执行 “发送/接收” -> “清理pst” (对于 .pst 文件) 或 “清空‘已删除邮件’文件夹”，检查是否有损坏的邮件规则或过大的附件。

  • 问题：无法接收新邮件。

    • 解决方案：
      1. 检查网络连接。
      2. 点击 “发送/接收” 选项卡，确保账户没有设置为“仅发送”模式。
      3. 手动点击 “发送/接收所有文件夹”，查看是否有错误提示。
      4. 检查账户设置中的服务器地址和端口是否正确。

  • 问题：找不到某个功能。

    • 解决方案： 尝试右键点击邮件列表或邮件本身，在弹出的上下文菜单中寻找，很多常用功能都隐藏在这里。

希望这份详细的教程能帮助你快速上手 Outlook 2025，并充分利用它的强大功能来提升你的工作效率！